Etiketa videokonferencí pro jejich správné zvládnutí bez stresu

Videokonference se staly nezbytnou součástí moderního světa podnikání a pomáhají zlepšit propojení členů vzdálených týmů.

Pokud nejste zcela obeznámeni s očekáváními, které jsou na vás kladeny, když jste součástí videokonferenčního hovoru, nevadí. Jsme tu, abychom vám pomohli osvojit si pravidla týkající se etikety videokonferenčních hovorů.

Vezměte v úvahu následující informace, abyste se na příští velké schůzce nedopustili velkého faux pas. Nebo se o ně podělte s kolegy, abyste jim pomohli, až se příště dopustí některé z těchto chyb.

Etiketa videokonferencí

• Když nemluvíte, ztlumte zvuk.
• Přijďte včas.
• Ujistěte se, že vaše technologie funguje správně.
• Využívejte technologii k plnému zapojení vzdálených účastníků.
• Zvolte správný software a hardware.
• Noste oblečení vhodné pro práci.
• Kameru správně zarámujte.
• Mějte k dispozici správné světlo.
• Dívejte se do kamery.
• Dávejte pozor.

Ztlumte svůj mikrofon pokud zrovna nemluvíte

I když nemluvíte a myslíte si, že jste potichu, většina mikrofonů dokáže zachytit drobné zvuky v pozadí, jako je kašel, kýchnutí nebo psaní. Tyto zvuky mohou snadno rozptylovat ostatní účastníky videokonference a potenciálně i obtěžovat.

Buďte připraveni připojit se včas

Tento bod by měl být standardní součástí každé schůzky, ať už jde o video nebo jinou formu. Zatímco na fyzické schůzce vám může projít, když se na ni vplížíte pozdě, při videokonferenci je vše lépe vidět. Když přijdete pozdě, budete dělat hluk a rušit všechny, kteří v místnosti mluví.

Zajistěte, aby vaše technologie fungovala správně

Nechcete přece zdržovat schůzku s důležitým klientem, protože váš videokonferenční systém nefunguje správně. Než se pokusíte získat dalšího velkého investora, musíte provést několik zkušebních testů s interními zaměstnanci. Najděte si někoho, kdo vám ochotně pomůže, a před zahájením první videokonference se ujistěte, že procesu plně rozumíte. Tím se ujistíte, že během skutečné akce bude vše probíhat hladce.

Využijte technologii k plnému zapojení vzdálených účastníků

Chcete, aby účastníci vzdálené videokonference měli pocit, že se mohou účastnit a že jsou skutečnou součástí schůzky. Naštěstí dnes už existují novější a chytřejší hardwarové možnosti než kdy dříve, které mohou zajistit hladší průběh videokonferencí. To vytváří přirozenou, konverzační atmosféru, která vzdálené účastníky zaujme mnohem více než jednoduché nastavení webové kamery.

Zvolte správný software a hardware

Správný videokonferenční hardware je jen polovinou práce. Potřebujete také softwarové řešení, které budou vaši zaměstnanci moci používat bez frustrace a rozsáhlého školení. Najděte si to, co bude přesně pokrývat vaše požadavky a vyhnete se tak dokupování dalších řešení a jejich složitému kombinování.

Oblečte si vhodné oblečení

I když může být lákavé pracovat celý den v oblíbené mikině, zvažte, zda si na videokonference, kterých se účastníte, nevezmete profesionální oblečení. Nemusíte si oblékat nic nóbl, ale zvolte něco, co by bylo vhodné, kdyby se jednalo o osobní setkání, nikoli o virtuální schůzku.

Správné rámování kamery

Při natáčení videa se ujistěte, že jste kameru zarámovali tak, abyste se cítili přirozeně a mohli se dívat do kamery. Sedněte si do úrovně oka objektivu a snažte se zaujmout polohu tak, abyste ukazovali střed těla nahoru. Umístění kamery příliš nízko může vést k nelichotivým a nepříjemným úhlům.

Nastavte správné světlo

Špatné světelné podmínky mají obrovský vliv na kvalitu odesílaného videa. Ujistěte se, že je v místnosti, kde se nacházíte, dostatek světla. Snažte se nemíchat přirozené osvětlení a osvětlení kanceláře, pokud vaše kancelářské žárovky nejsou bílé jako denní světlo.

Dívejte se do kamery

Častou chybou je, že se při rozhovoru se vzdáleným účastníkem díváte na videopřenos místo do kamery. I když se to může zdát jako správná věc, ve skutečnosti to vypadá, jako byste se dívali jinam a nedávali pozor. Působíte tak odměřeněji a méně profesionálně. Pohled do objektivu kamery je ekvivalentem pohledu do očí osoby, proto si to nacvičte, dokud se v tom nebudete cítit dobře.