Software pro řízení projektů – jak vybrat nejlepší nástroj pro vaše finanční oddělení?

Nedílnou součástí každého projektu je rozpočet. U rozsáhlých projektů může software pro řízení poskytnout neocenitelnou podporu. Co je třeba zohlednit při výběru nástroje, který bude finanční oddělení používat? Jaké funkce by měl poskytovat? Seznamte se s 5 užitečnými funkcemi programu pro řízení projektů.

1. Vlastní struktura rozpočtu

V případě velmi složitých projektů rozhodně nestačí jednoduché diagramy a struktury – software pro řízení projektů, který bude finanční oddělení používat, musí být flexibilní. V ideálním případě by měl zvolený software umožňovat členění rozpočtu a mimo jiné i identifikaci nákladových skupin. FlexiProject takovou funkcí disponuje. Tímto způsobem lze každý jednotlivý náklad přiřadit k zastřešující kategorii. Tím získáte plnou kontrolu nad svými výdaji a zároveň můžete identifikovat oblasti, ve kterých byste případně mohli hledat úspory.

2. Kontrola plánu a odchylky od cílů

I pečlivě naplánovaný harmonogram projektu se může změnit – stačí náhodná událost. Totéž platí pro rozpočet. Proto by měl dobrý program pro řízení projektů, který používá finanční oddělení, usnadnit kontrolu odchylek od stanovených předpokladů. Jak by to mělo vypadat v praxi? Mělo by:

• Mělo by být možné definovat, jak bude vypadat cesta schvalování změn.
• Každá žádost, včetně těch zamítnutých, by mohla být archivována.
• Údaje by měly být prezentovány i vizuálně (např. v grafech).

3. Integrace s harmonogramem

Zvláště velké projekty vyžadují přípravu podrobného harmonogramu – abyste věděli, kdy a jaké činnosti je třeba provést. Z pohledu finančních pracovníků je důležité, aby jednotlivé položky rozpočtu bylo možné propojit s úkoly naplánovanými v harmonogramu. Proč? Protože to usnadňuje dohled nad financemi – pokud se úkol, na který jsou potřeba finanční prostředky, odloží, automaticky se vedle data výdaje objeví příslušná informace. To šetří čas a zabraňuje chybám.

4. Řízení peněžních toků

Projekt není jen o nákladech, ale také o příjmech. Jsou však situace, kdy se příjmy a výdaje neshodují. Pak může být nutné realizaci některých bodů plánu odložit. Vzhledem k tomu, že řízení rozpočtu zahrnuje i otázku peněžních toků, měl by dobrý program řízení projektu, který bude finanční oddělení používat, zajistit řízení peněžních toků. Pak bude možné kdykoli ověřit rozložení příjmů a nákladů a vytvořit přehledy, na jejichž základě bude možné podniknout další kroky.

5. Podávání zpráv

Abyste mohli činit racionální rozhodnutí, musíte se opírat o data. To je hlavní důvod, proč je reporting klíčovou funkcí programu projektového řízení – zejména pokud jde o finanční informace. Nástroj, který podporuje práci finančního oddělení, by měl umožňovat přípravu komplexních nebo jednoduchých výkazů například o příjmech, výdajích nebo prognózách. Přehledné a na míru šité projektové zprávy, které zohledňují aktuální informace, usnadňují nejen rozhodování, ale také posuzování rizik a sledování průběhu projektu.